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熊猫外交官 的博客

 
 
 

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文档的跟踪性与可行性  

2014-03-11 17:18:24|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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     今天偶然的机会跟公司的BD聊天,知道他在作任务计划分解表。我对这个事情就十分的感兴趣,因为从我所理解的策划的角度来讲,任务分解表的目标其实就是吧宏观规划细化到可执行的状态这么一个东西。写个宏观的规划文案没啥难的,这家公司一开始吸引我进来的原因就是因为他们文案写的规划写的很好,结果为了承建项目,绝大多数软件都是赶工做出来的样子货。这些天虽然从各种层面的角度发现他们做的业务起码还是实在的,但毕竟跟我一开始想象的那种全都搞定的状态还是有很大差距的。因此不得不重新根据具体情况来修正对事情的理解,以及跟其他人的互动模式。这个任务计划分解表,基本上就是一个非常直观的可以了解他们做项目的时候具体工作的东西。跟另外一个事业部的BD主管聊了会,拿了几个案例看了一圈以后,让我感慨良多。然后就有了这篇文章,从信息管理的角度讨论文档的设计,管理与执行。
    我记得在我上历史系的课的时候,曾经在《中国古代官僚制度》的课上,曾经了解过公文文书的写作形式,以及其传递和操作的流程。但是针对于我所在的这家以学校的改造与升级为核心的项目的文件写作形式上,则又有着一些跟指导手册和公文文书之间的折衷与行为方式的差别。想要把这个事情说明白,其实应该从信息管理系当中的文字档案开始说起。但是实在是太麻烦了,简单来说就是只要是人类社会性的群体活动,就一定有协同,沟通与记录的问题。文字的创造其实解决的就是一个记录与传递信息的功能。传统意义上档案馆的职能一般是记录官方的文书,以备来日查询。而公文文书本身则往往是根据决策者或者基层申报者根据符合法规程序的操作流程进行审批与沟通的这么一个文档。也就是说,在我所知道的最正统的官方工作形式当中,基本上是专事专办,部门分类,一事一议。
    事实上,在中国古代,除了天时不好的大规模赈灾工程,亦或者是战争的时候有系统的筹备工作以外,我很少听说文档除了记录与规范以外的其他功能被大量使用。哪怕是征调任务,基本上也是才最高权力机关参政议政的时候根据各自职能,分配任务,然后逐级下发。然而,在我目前所看到的这类申请国家升级改造类项目的建设任务书中,所看到的文书格式则跟上述所描述的情况有很大的不同。预算什么的,肯定是任务细化以后,分项做出报价,这个没啥可说的,关键是这样一个文件的制作过程与其可执行性的逻辑是非常有意思的。
    在这类项目当中,国家予以了一个可申报项目的几类改造方向,以及财政拨付预算。各类院校根据国家要求,以及自身特色自由编写申请文件。在我看来,核心文件有两个,一个是计划书,一个是建设任务书。后者是用来分解任务,并统筹具体执行的,而前者是类似一种宏观阐述和注释。在大量的文档当中,我发现绝大多数的建设任务书都达到了传统的公文写作的标准。文件的格式分总体目录,分解项目,预期目标以及验收要点,以及预算和收支来源等等。总的来说,作为一个统计性的账本,还是合格的。可编撰,可查询,有分类,可验收。但是从执行的角度来讲,这个东西就有点蛋疼了。
    这里所说的执行,并不是说文件当中所书写的东西不可能达到,而是说这个文档一类的东西,并不是很好的把任务目标分解以后,直接进入到执行过程当中。一个具体的执行计划表,不仅要有任务的预算,起始时间,责任人,也要具备具体的目标结果。目前很多项目验收的标准,基本上也都仅仅是从项目执行的文档记录,证书,教材编写的文案,基础设备来进行对学科建设,乃至于项目专业建设进行任务分解的。但是真正到执行的时候,就会出现为了应付考核而撰写相关文件的情况。也就是说具体的任务目标还需要具体的文件才能被解释。但是具体的文件本身在任务建设书当中只是一个纲目,而不是实际可执行的目标。而对于项目的宏观表述又无法通过对这些文件的解释来达到执行的目的。这也就是我所发现绝大多数的任务建设计划书当中所存在的编撰问题。
    文档除了对任务的记录与规范作用以外,是否还存在一种校正与指导意义。这靠的并不仅仅是对事件的解释,也需要一种可细化,矩阵式的对项目门类,预算,执行,时间表,以及对具体任务目标结果的明确。文档最终对接的不是解释和另一个文档。而是对任务目标结果的细化与明确。这也是在类似项目工程类文件当中一个有别于其他文档的重大差别。
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